Hoy en día, gracias a la nueva era tecnológica del mundo, las barreras de la comunicación se han reducido en gran forma, un ejemplo de ello es el teletrabajo, una practica que esta muy de moda hoy en día en muchas organizaciones. El teletrabajo básicamente es el trabajo a distancia mediante Tecnologías de Información y de la Comunicación (TICs), entre las que podemos mencionar celular, internet, pc, cámara, etc y nos va permitir laborar en el lugar y las condiciones que la persona quiera, puede ser su casa, hotel, playa, entre otras.
Dentro de esta forma de trabajar existen muchas ventajas y desventajas tanto para la empresa como para las personas:
Ventajas para la persona:
Ahorro de vestimenta, trabajo desde su casa, flexibilidad de horarios, ahorro de transporte, ambiente mas tranquilo.
Ventajas para la empresa:
Disminución de incapacidades, reducción gastos de personal, menos costos de infraestructura como oficina y equipos, reducción de gastos como electricidad y agua, incremento de la productividad.
Desventajas para la persona:
Posible aislamiento por la falta de comunicación directa, perdida de integridad, dificultad para separar el trabajo de la familia, tendencia a trabajar en exceso y asumir costos extras como luz, agua, etc.
Desventajas para la empresa:
Pérdida de una imagen corporativa, menor control sobre los trabajadores, falta de supervisión del desarrollo de los trabajos, perdida de fidelidad de los trabajadores.
Definitivamente la persona que tiene un reto por delante con este tipo de trabajo somos nosotros, los Directores de Proyectos, ya que los objetivos de los Proyectos no cambian y la satisfacción del cliente debe ser igual o mejor, la única diferencia es que no existe ese contacto directo entre todos los miembros del equipo. El manejo de aspectos como la comunicación debe ser muy importante si queremos obtener la confianza de todos los integrantes, ya que puede existir cierto nerviosismo o riesgo de un estilo de trabajo distinto, de ahí la necesidad de reclutar las personas adecuadas y de transmitirles nuestras necesidades y las de la empresa.
Otro problema con el que se puede topar un AP es el seguimiento continuo de su equipo, esto con el fin de estudiar los índices de desempeño, las recompensas y la retroalimentación, las cuales hemos aprendido son técnicas de aprendizaje de mucha importancia si queremos mejorar rendimientos y sacar el máximo provecho de cada individuo.
La motivación debe ser un tema que el AP debe manejar de una forma distinta, ya que no se sabe con exactitud al ambiente en el que se encuentre cada persona o su estado de ánimo. Es decir es complicado poner en práctica habilidades blandas o mejores prácticas con el equipo humano, el cual sabemos es pieza fundamental para el éxito de los Proyectos.
Considero que este estilo de trabajo esta marcando una nueva etapa y será cada vez mas común con el paso del tiempo, por lo que los Directores de Proyectos debemos informarnos a profundidad cuales son las mayores desventajas con el fin de ir reduciéndolas y convertirlas en fortalezas, además saber escoger bien al equipo de trabajo, puesto que unas personas se pueden sentir bien mientras que otras no y por ultimo mantener una alta y constante comunicación entre todos, con esto se podrá lograr una mayor confianza y sinergia entre todos los miembros y poder desarrollar los proyectos de una mejor manera.
Se puede concluir que un equipo de teletrabajo posee mas beneficios que desventajas con un manejo adecuado de los miembros, es decir es responsabilidad del Administrador de Proyectos el informar los objetivos y los entregables en forma clara, los plazos de entrega, los requerimientos y la información necesaria para lograr la sinergia necesaria entre el equipo y que todos tengan un mismo norte.
La motivación juega un papel importante y debe ser manejado de forma clara y ordenada para así trabajar aspectos como reconocimientos y recompensas, que la falta del contacto o interacción personal no sea un impedimento para lograr los objetivos.
La experiencia del AP debe ser tal que permita crear lazos de comunicación muy fuertes debido a la dificultad de formar equipos con altos rendimientos y a la diferencia de cultura o zona horaria que se manifiesta.
En fin cualquier buena practica que tenga el AP y que mejore la comunicación, ahorrará tiempos y costos, mejorará los rendimientos y la producción necesaria para culminar cualquier proyecto de una forma exitosa.
El director de proyectos debe tratar de minimizar los riesgos o desventajas que se presenten, por lo que podemos concluir con las siguientes recomendaciones:
Fomentar la confianza: esto se puede obtener y no se necesita tener un contacto personal o visual, en las empresas comunes, la confianza se obtiene de las relaciones personales que se dan sin embargo si se mantienen altos canales de comunicación, buena capacidad de respuesta y cohesión de temas se podrá lograr un nivel de confianza adecuado.
Superar el sentimiento de aislamiento ya que la falta del contacto puede generar un golpe psicológico para los miembros del equipo, nacen muchos conflictos y riesgos que impiden una interacción adecuada.
Establecer un plan de comunicación claro para evitar conflictos o malentendidos.
Tener un equipo altamente calificado en aspectos de tecnología que permitan sacar el máximo provecho de las TICs.
